Aprenda a se organizar e ser mais produtivo no trabalho usando o método Kanban

 

Post-it: o método tem várias aplicações e pode ser adaptado para o digital (Martin Barraud/Getty Images)

 

Entregar trabalho de maneira rápida e eficiente pode ser um desafio. Para isso, o Kanban é uma boa alternativa para ajudar. Afinal, trata-se de um método visual para gerenciar o fluxo de trabalho no nível individual, de equipe e até mesmo organizacional.

Para isso, entre os objetivos da metodologia é identificar potenciais gargalos no processo e corrigi-los para que o trabalho possa fluir. Pronunciado como “kahn-bahn”, o termo é traduzido de seu japonês original para “sinal visual” ou “cartão” – e a seguir, você vai entender o porquê.

O que é Kanban?

Ao contrário de outros métodos de gerenciamento de fluxo de trabalho, que forçam mudanças desde o início, essa metodologia tem por foco a evolução – e não uma revolução.

Tanto é que o primeiro sistema Kanban foi desenvolvido por Taiichi Ohno, engenheiro industrial e empresário, para a Toyota no Japão, em 1940. O intuito era criar um sistema de planejamento simples, a fim de controlar e gerenciar o trabalho e o estoque em todas as fases da produção de forma otimizada.

Com o Kanban, a Toyota alcançou um sistema de controle de produção just-in-time flexível e eficiente, que permitiu o aumento da produtividade enquanto reduzia o estoque de custo intensivo de matérias-primas, materiais semiacabados e produtos acabados.

Como funciona?

Em qualquer lugar que você pesquisar o Kanban, muito provavelmente, irá se deparar com a seguinte imagem: um quadro lotado de post-its separados em colunas. É um método tão simples assim? É. Mas também é preciso entender o seu funcionamento e como usá-lo em sua rotina.

Cada coluna é uma fase do processo, enquanto cada cartão é uma tarefa que flui pelo fluxo. É aqui que acontece a mágica do “Kanban Board”: essa estrutura simples permite que todos verifiquem o andamento de qualquer trabalho. Sendo mais simples mostrar transparência e clareza a toda a equipe.

 Método Kanban

A partir da imagem acima, observe que o quadro Kanban é parte de um sistema maior. Ele visa ajudar na visualização do fluxo de trabalho, mantendo apenas o que precisa ser feito em andamento. E, ao fazer isso, maximizar a eficiência. O quadro representa o projeto como um todo e geralmente é dividido em três partes: to do, doing e done.

Cartões (ou post-its)

Cada cartão Kanban representa uma tarefa individual, devendo ser preenchido com informações relacionadas à tarefa, como identificação e até uma breve descrição. Eles também podem serão atribuídos a membros da equipe, que serão responsáveis ​​pela execução da tarefa dentro do prazo.

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 Colunas

Conforme observado acima, as colunas também são essenciais para o quadro, pois são uma forma de dividir os diferentes estágios do fluxo de trabalho do projeto. Os cartões são organizados sob os títulos das colunas e arrastados para a próxima coluna à direita para indicar onde eles estão no ciclo de produção ou fluxo de trabalho.

Entenda cada uma das colunas:

• To do: na primeira coluna, são listadas as tarefas que ainda não foram iniciadas – sendo também conhecida como “acúmulo”.
• Doing: enquanto isso, a segunda consiste nas tarefas que já estão em andamento.
• Done: por fim, é na última coluna que as tarefas concluídas devem ser alocadas.

Principais práticas do Método Kanban

É claro, a explicação acima sobre os cartões e colunas é bastante simples, mas ajuda a ilustrar a maneira como o Kanban pode ser usado. Embora o modelo tradicional seja composto apenas por três colunas, a metodologia pode ser adaptada conforme a necessidade do usuário. Se um projeto carece de cinco etapas, basta acrescentar as colunas no quadro.

Contudo, embora a adoção dessa metodologia seja a etapa mais importante, existem seis práticas principais que você precisa observar para uma implementação Kanban bem-sucedida.

#1 Visualize e entenda o fluxo de trabalho

A primeira e mais importante tarefa é entender o fluxo de trabalho atual – buscando entender qual é a sequência de etapas a serem executadas para mover um item da solicitação para um produto a ser entregue.

Cada coluna representa uma etapa em seu fluxo de trabalho e cada cartão representa um item de trabalho, que se move pelo fluxo do início ao fim. Ao observar esse processo, você pode rastrear facilmente o progresso e identificar gargalos em tempo real.

#2 Limitar o trabalho em progresso

A perda de foco pode prejudicar seriamente o desempenho de sua equipe. Portanto, essa prática se concentra na eliminação de interrupções, estabelecendo limites para o trabalho em andamento. Ao aplicar limites ao trabalho em progresso, as equipes podem se concentrar em terminar o trabalho pendente antes de iniciar um novo trabalho.

#3 Gerenciar o fluxo

Ao observar e analisar a eficiência do fluxo, você pode identificar quaisquer áreas problemáticas. O principal objetivo da implementação do Kanban é criar um fluxo de trabalho tranquilo, melhorando os prazos de entrega e evitando atrasos. Você deve sempre se esforçar para tornar seu processo mais eficiente.

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Um dos maiores desafios do processo de transformação que todas as empresas dos mais variados segmentos enfrentam é a capacidade de conceber, desenvolver e entregar novos produtos e serviços com mesma velocidade das mudanças que a solução demanda.

Mas como o método pode se relacionar com a gestão pública?

O sistema público possui muitos entraves, principalmente no âmbito da burocracia em licitações e prazos.

O resultado disso é que muitos gestores não conseguem fazer um planejamento adequado que levaria em conta informações relevantes para a tomada de decisões.

Nesse sentido, empresas de tecnologia estão em constante evolução para oferecer produtos e serviços que visam facilitar procedimentos em diversos órgãos públicos. 

“Utilizamos o Scrum desde 2016 e Kanban desde 2018 e foi vital para fazer frente a todos os desafios, principalmente na entrega de valor ao cliente e na organização do trabalho da equipe, sempre discutindo melhorias de acordo com o feedback”, conta.

No Scrum, os projetos são divididos em ciclos, geralmente quinzenais, chamados de “sprints”, que representam um conjunto de tempo fixo onde as atividades serão executadas.

Já no Kanban o objetivo é explicitar o fluxo de trabalho da equipe, visualizar e limitar as atividades em andamento e atuar em cima das filas e gargalos. As principais vantagens dessa metodologia é que ela se encaixa muito bem com o processo atual da equipe e foca em finalizar o trabalho já iniciado, ao invés de puxar ainda mais atividades e tentar fazer várias coisas “ao mesmo tempo”.

Publicado originalmente na Revista Exame

Por Janize Colaço, do portal Na Prática